Akcydensy

Rejestr skarg i wniosków [Pu/Rs-1],

wykonana w oprawie twardej, objętość 80 kartek, format A4. Okleina segregatorowa w kolorze czerwonym, napis tytułowy tłoczony na gorąco w kolorze białym. Księga przeznaczona do dokonania ok 800 wpisów

Zastosowanie

Księga jest przeznaczona do ewidencjonowania w porządku chronologicznym wpływających do jednostki organizacyjnej skarg i wniosków od osób i instytucji . 

Wykaz rubryk:

1. Lp.
2. Data wpływu
3. Imię i nazwisko zainteresowanego, nazwa instytucji wnoszącej skargę / wniosek
4. Adres zainteresowanego / instytucji wnoszącej skargę / wniosek
5. Przedmiot skargi / wniosku
6. Data zlecenia załatwienia
7. Komu zlecono załatwienie / do kogo skierowano sprawę
8. Termin załatwienia
9. Termin wpływu po załatwieniu
10. Sposób załatwienia skargi / wniosku
11. Data wysłania zawiadomienia
12. Kogo zawiadomiono o załatwieniu skargi / wniosku

Księga jest przeznaczona do rejestrowania osób wchodzących na teren obiektu / instytucji. Pozwala udokumentować ruch osób niezatrudnionych, uprawnionych czasowo do przebywania na terenie danego obiektu lub jego części.

Nazwy rubryk:

1. Liczba porządkowa
2. Data
3. Imię, nazwisko, nazwa firmy
4. Godzina przyjścia
5. Cel wizyty
6. Podpis
7. Godzina wyjścia
8. podpis
9. uwagi

Zgodność księgi gości z RODO

Stosowanie tego rejestru nie powoduje konieczności rejestrowania tworzonego zbioru danych osobowych w GIODO, gdyż gromadzone w niej informacje nie są danymi związanymi z tak zwanym zarządem koniecznym. Również przepisy RODO nie nakładają w tej sytuacji na nas obowiązku uzyskania zgody na przetwarzanie tych danych o ile dane te nie zostaną wykorzystane do innych celów marketingowych.

Powyższa informacja ma jednak pewne ograniczenia, gdyż dotyczy ona tylko sytuacji, gdy zasadna jest rejestracja gości.

Kiedy musimy prowadzić rejestr wejść i wyjść?

• gdy osoby nie zatrudnione w przedsiębiorstwie wchodzą na obszar nie dostępny dla osób postronnych (np.magazyn, hala produkcyjna, teren budowy, część urzędu nie dostępna dla interesantów)  
• gdy osoby nie upoważnione wchodzą na teren szkoły, przedszkola lub innej placówki, w której znajdują się dzieci, a dostęp do nich jest ograniczony do osób do tego uprawnionych.

Rejestracja osób przebywających na takim obszarze jest niezbędna dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz uniknięcia przez przedsiębiorcę nieuzasadnionych roszczeń związanych na przykład z odszkodowaniami za rzekome wypadki, zniszczenia itp. Dysponując wpisem w księdze możemy łatwo ustalić, czy dana osoba przebywała w danym czasie na terenie przez nas administrowanych i czy opuściła go bez zastrzeżeń.

Kiedy nie należy rejestrować gości?

• gdy wchodzą oni do strefy ogólnodostępnej (dział obsługi klienta, dział sprzedaży, wystawa, galeria)
• gdy uczestniczą w imprezach ogólnodostępnych (festyny, pokazy, imprezy masowe)

Właściciel - zarządca obiektu ma obowiązek zapewnić osobom przebywającym na jego terenie bezpieczeństwo i w związku z tym ma prawo podejmować odpowiednie środki. Jednym z takich środków jest prowadzenie "rejestru gości" co można w tym wypadku  traktować jako element tak zwanego "zarządu koniecznego"

Książka jest szczególnie dedykowana dla placówek oświatowych, instytucji i urzędów oraz placów budów, gdzie nie stosuje się systemu przepustek stałych i jednorazowych.

Przykłady

Teatr

nie rejestrujemy - gdy ludzie wchodzą na przedstawienie z ważnymi biletami, poruszają się po części dostępnej dla widzów.

rejestrujemy - gdy osoba niezatrudniona (na przykład dziennikarz, serwisant chce wejść "za kulisy" 

Urząd

nie rejestrujemy - gdy petenci wchodzą do sali obsługi klientów oraz gdy poruszają się po części korytarzy dostępnych dla petentów.

rejestrujemy - gdy osoba niezatrudniona w urzędzie wchodzi do strefy zamkniętej dla osób postronnych jak magazyn, archiwum, księgowość, czy dział zaopatrzenia. Rejestracji też mogą podlegać osoby wchodzące na teren urzędu w czasie, gdy jest on zamknięty na przykład z powodu pandemii.

Szkoła:

nie rejestrujemy - gdy rodzic odprowadza dziecko do miejsca dostępnego dla rodziców, gdy osoby niezatrudnione wchodzą na teren szkoły w czasie dni otwartych lub ogólnodostępnych imprez organizowanych na terenie szkoły.

rejestrujemy - gdy w czasie zajęć dydaktycznych rodzic lub inna osoba jak monter, czy dostawca towaru wchodzi do strefy gdzie nie mogą przebywać inne osoby niż dzieci i pracownicy szkoły.

Rejestr wejść i wyjść / księga gości[Pu/Rwy]

• oprawa twarda LUX, 100 kartek, oleina skóropodobna (Owil) , metalowe narożniki, napis tytułowy złocony

Księga jest przeznaczona do rejestrowania osób wchodzących na teren obiektu / instytucji. Pozwala udokumentować ruch osób niezatrudnionych, uprawnionych czasowo do przebywania na terenie danego obiektu lub jego części.

Nazwy rubryk:

1. Liczba porządkowa
2. Data
3. Imię, nazwisko, nazwa firmy
4. Godzina przyjścia
5. Cel wizyty
6. Podpis
7. Godzina wyjścia
8. podpis
9. uwagi

Zgodność księgi gości z RODO

Stosowanie tego rejestru nie powoduje konieczności rejestrowania tworzonego zbioru danych osobowych w GIODO, gdyż gromadzone w niej informacje nie są danymi związanymi z tak zwanym zarządem koniecznym. Również przepisy RODO nie nakładają w tej sytuacji na nas obowiązku uzyskania zgody na przetwarzanie tych danych o ile dane te nie zostaną wykorzystane do innych celów marketingowych.

Powyższa informacja ma jednak pewne ograniczenia, gdyż dotyczy ona tylko sytuacji, gdy zasadna jest rejestracja gości.

Kiedy musimy prowadzić rejestr wejść i wyjść?

• gdy osoby nie zatrudnione w przedsiębiorstwie wchodzą na obszar nie dostępny dla osób postronnych (np.magazyn, hala produkcyjna, teren budowy, część urzędu nie dostępna dla interesantów)  
• gdy osoby nie upoważnione wchodzą na teren szkoły, przedszkola lub innej placówki, w której znajdują się dzieci, a dostęp do nich jest ograniczony do osób do tego uprawnionych.

Rejestracja osób przebywających na takim obszarze jest niezbędna dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz uniknięcia przez przedsiębiorcę nieuzasadnionych roszczeń związanych na przykład z odszkodowaniami za rzekome wypadki, zniszczenia itp. Dysponując wpisem w księdze możemy łatwo ustalić, czy dana osoba przebywała w danym czasie na terenie przez nas administrowanych i czy opuściła go bez zastrzeżeń.

Kiedy nie należy rejestrować gości?

• gdy wchodzą oni do strefy ogólnodostępnej (dział obsługi klienta, dział sprzedaży, wystawa, galeria)
• gdy uczestniczą w imprezach ogólnodostępnych (festyny, pokazy, imprezy masowe)

Właściciel - zarządca obiektu ma obowiązek zapewnić osobom przebywającym na jego terenie bezpieczeństwo i w związku z tym ma prawo podejmować odpowiednie środki. Jednym z takich środków jest prowadzenie "rejestru gości" co można w tym wypadku  traktować jako element tak zwanego "zarządu koniecznego"

Książka jest szczególnie dedykowana dla placówek oświatowych, instytucji i urzędów oraz placów budów, gdzie nie stosuje się systemu przepustek stałych i jednorazowych.

Przykłady

Teatr

nie rejestrujemy - gdy ludzie wchodzą na przedstawienie z ważnymi biletami, poruszają się po części dostępnej dla widzów.

rejestrujemy - gdy osoba niezatrudniona (na przykład dziennikarz, serwisant chce wejść "za kulisy" 

Urząd

nie rejestrujemy - gdy petenci wchodzą do sali obsługi klientów oraz gdy poruszają się po części korytarzy dostępnych dla petentów.

rejestrujemy - gdy osoba niezatrudniona w urzędzie wchodzi do strefy zamkniętej dla osób postronnych jak magazyn, archiwum, księgowość, czy dział zaopatrzenia. Rejestracji też mogą podlegać osoby wchodzące na teren urzędu w czasie, gdy jest on zamknięty na przykład z powodu pandemii.

Szkoła:

nie rejestrujemy - gdy rodzic odprowadza dziecko do miejsca dostępnego dla rodziców, gdy osoby niezatrudnione wchodzą na teren szkoły w czasie dni otwartych lub ogólnodostępnych imprez organizowanych na terenie szkoły.

rejestrujemy - gdy w czasie zajęć dydaktycznych rodzic lub inna osoba jak monter, czy dostawca towaru wchodzi do strefy gdzie nie mogą przebywać inne osoby niż dzieci i pracownicy szkoły.

Rejestr wydanych zaświadczeń [Pu/Rz-1],

format A4, układ poziomy, objętość 80 kartek, oprawa twarda standard, okleina segregatorowa w kolorze zielonym jasnym, napis tytułowy tłoczony na gorąco w kolorze białym.

Zastosowanie:

Księga jest przeznaczona do ewidencjonowania w porządku chronologicznym wydanych zaświadczeń przez jednostkę organizacyjną oraz potwierdzenia ich odbioru przez zainteresowanych.

Wykaz rubryk:

1. Lp.
2. Imię, nazwisko i adres osoby, której zaświadczenie dotyczy
3. Rodzaj zaświadczenia
4. Potwierdzenie odbioru zaświadczenia

Format: 14,5 x 20,5 cm - A5
Stron: 23
ISBN: 83-88703-72-2
Rok wydania: 2001